Comment la signature électronique est-elle définie ?
La signature électronique est reconnue légalement en France depuis l’année 2000 mais s’est largement répandue depuis 2020 : la pandémie du Covid 19. En effet, cette pandémie nécessite de limiter les contacts physiques et donc accélérer la transformation digitale des entreprises (télétravail, vidéoconférence, dématérialisation des factures/courriers…). Selon une enquête, le marché de la signature électronique a augmenté de au moins 25 % depuis le premier confinement de mars 2020. La signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Elle permet de garantir l’intégrité d’un document mais aussi d’identifier et d’authentifier correctement le signataire du document. En revanche, la signature électronique est différente de la signature scannée qui elle ne permet pas de rapporter une preuve de consentement.
Les objectifs de la signature électronique sont assez nombreux. Comme dit précédemment, elle permet de garantir l’intégrité d’un document, c’est-à-dire de s’assurer que le document n’a pas été modifié entre sa signature et sa consultation et qu’il soit donc inaltérable. Elle permet également d’identifier correctement son auteur (le signataire) et ainsi d’éviter toute falsification d’identité. Et enfin, cette solution numérique permet de rapporter une preuve de consentement. Pour une entreprise, la signature électronique est un réel atout. Elle permet de signer un maximum de documents concernant l’activité de l’entreprise : des contrats de travail, des factures, des devis, des bons de commande, des documents comptables, juridiques, etc.
De plus, afin de remplir ses objectifs, la signature électronique se doit d’avoir plusieurs caractéristiques. Elle doit être authentique, l’identité du signataire doit pouvoir être récupérée. Elle ne peut pas être réutilisable, la signature faite sur le document ne peut pas être déplacée sur un nouveau document. Elle doit aussi être infalsifiable, la signature ne peut pas être reproduite par quelqu’un d’autre. Une fois le document signé celui-ci ne peut donc plus être modifié. La signature se doit d’être irrévocable, le signataire ne peut plus contester une fois signer.
La signature électronique est un véritable atout pour les entreprises. En effet, elle présente de nombreux avantages. Tout d’abord, elle est sans aucun doute un gain de temps. Elle peut être faite sur tous les appareils (ordinateur, tablette, smartphone) ce qui facilite l’échange de documents. Elle peut être faite à n’importe quel moment (télétravail, voyage, déplacement professionnel) et cela dès la réception du document. Faire une signature ne prendra plus que quelques secondes. Cette solution permet de pouvoir suivre l’avancement des dossiers et également d’accélérer la procédure de signature. Mais en plus d’être un gain de temps, elle permet de réduire les coûts d’une entreprise. Il n’y a plus besoin d’imprimer ou de scanner ni d’envoyer les contrats par courrier ce qui fait donc des économies de papier, d’encre, des frais postaux, des courriers, des enveloppes, etc. De plus, la signature numérique permet de sécuriser vos données dématérialisées, les documents sont gardés dans un coffre-fort sur les plateformes de signature électronique.
La valeur juridique de la signature en ligne
Selon l’article 1366 du Code civil : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »
L’eIDAS est entrée en vigueur en 2016 et est valable dans toute l’UE. Sa création a permis aux signatures électroniques d’être admises en justice en tant que preuve et confirmant qu’on ne peut leur refuser une valeur juridique en raison de leur forme électronique. Ce règlement a instauré trois types de signature électronique : simple, avancé et qualifié. Le type de signature avancé et qualifié ont un niveau de sécurité plus élevé et sont donc plus fiables devant la justice, car ils garantissent l’identité du signataire. Le choix du type de signature dépend du choix de l’utilisation de la signature numérique. En cas de litige, plus le niveau de sécurité de votre signature est élevé, plus il sera difficile d’en contester la fiabilité.
La plateforme LiveConsent : une signature électronique indispensable pour les entreprises
Avant de se lancer dans une solution de signature électronique, il est important de choisir un bon prestataire de ce service.
La plateforme française de signature électronique LiveConsent utilise le type de signature avancée et donc propose un niveau de sécurité élevé ce qui est très intéressant. Avec la demande d’un code PIN comme preuve d’identification du signataire, LiveConsent offre aux entreprises une sécurité en plus. LiveConsent propose aussi un bon niveau d’authentification et d’intégrité des documents signés. Elle crée un lien de confiance avec ses clients grâce à son coffre-fort où les documents numériques des entreprises sont gardés. De plus, elle possède également un système d’archivage électronique. Elle utilise le système d’horodatage électronique ainsi que l’option paraphe. LiveConsent accompagne les entreprises tout au long de leur processus de digitalisation.
Pour donner suite à l’installation de la solution de signature électronique, il est essentiel de familiariser le personnel de l’entreprise à la plateforme.
